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Rimanere senza posta elettronica genera stress. È quanto emerge da una ricerca relativa all’utilizzo dell’ e-mail, svolta da Dynamic Markets. per conto di Veritas Software (www.veritas.com/it) fornitore di soluzioni software per lo storage.

Il campione intervistato comprende 850 IT Manager incaricati dell’archiviazione e sicurezza dei sistemi di posta elettronica all’interno di aziende con più di 500 dipendenti nei seguenti Paesi e aree geografiche: USA (100), Gran Bretagna (100), Francia (100), Germania (100), Italia (50), Spagna (50), Svezia (50), Svizzera (50), Austria (50), Polonia (50), Medio Oriente (50), Benelux (50) e Sud Africa (50).

La dipendenza da posta elettronica significa che i livelli di stress aumentano rapidamente quando questa è fuori uso: dalle risposte degli intervistati risulta infatti che al verificarsi di un blocco del sistema un quinto degli utenti diventa irascibile immediatamente, un terzo nell’arco di 5 minuti e un altro terzo in 30 minuti, fino a giungere a un totale dell’82% degli utenti "adirati" entro una sola ora.

Inevitabile, quindi, che gli IT Manager avvertano un po’ di pressione, tanto che oltre il 76% del campione dichiara a rischio il proprio posto in caso di indisponibilità del sistema: in particolare, il 18% si sentirebbe in pericolo dopo un downtime di sole 24 ore, mentre il 37% si concede un’intera settimana.

Un dato interessante è che il 76% degli IT Manager a cui è capitato di riavviare un sistema di posta andato fuori uso inavvertitamente ritiene che tale operazione sia abbastanza veloce, mentre un allarmante 39% dichiara di non sapere quanto tempo possa richiedere il ripristino.

Il 34% del campione considera una settimana senza e-mail più traumatica di un piccolo incidente d’auto, di un trasloco, di un matrimonio o di altre situazioni mediamente stressanti.

Più della metà delle aziende considerate rileva che virus, mailstorm o spam hanno causato la caduta del sistema di posta, sebbene l’84% sia dotato di software di rilevazione.

Dati critici a rischio, poco backup per i mobile worker

La ricerca dimostra che i mobile worker, piuttosto di rischiare di perdere dati strategici, lasciano l’azienda che non mette a loro disposizione un processo di archiviazione sicura. Nel 43% delle aziende gli IT Manager non sono responsabili dei dati relativi ai mobile worker, sebbene da una ricerca IDC risulti che entro il 2005 i mobile worker in Europa saranno più di 20 milioni (contro i 6,2 milioni del 2000).

I tre quarti delle aziende ammettono di usare la posta elettronica per funzioni business-critical e un terzo addirittura per accordi contrattuali con impiegati, fornitori e clienti. È evidente quindi l’esigenza di proteggere opportunamente queste informazioni. Eppure più di un quinto delle aziende (11%) non mette a disposizione di quanti si servono di PC portatili funzioni di backup, mentre nel 32% dei casi gli IT Manger confidano che gli utenti gestiscano di propria iniziativa queste procedure.

Il 99% delle aziende archivia, in un modo o nell’altro, le proprie e-mail, e il 92% dichiara di poterle recuperare in caso di caduta di sistema. Solo un quinto (18%) è però in grado di recuperare le e-mail dell’anno precedente, il 30% può risalire a quelle del mese prima e l’11% risale a mala pena ad una settimana prima.

La maggioranza (73%) effettua il backup ogni 24 ore, tipicamente di notte. I server delle e-mail sono generalmente ben protetti: circa il 90% delle aziende
lo include nei processi di backup automatici. Invece, un 12% di aziende lascia agli utenti la responsabilità dell’archiviazione e della protezione delle mail e dei documenti allegati che vengono salvati su file condivisi in rete. Nel 32% dei casi la posta salvata su hard disk non è automaticamente protetta, e il 30% delle cartelle e-mail personali vengono escluse dal backup.

I mobile worker sono sicuramente nella situazione peggiore. Il 5% degli IT Manager non sa se gli utenti di laptop sono dotati di un sistema di backup completo, e in totale meno della metà di quanti salvano e-mail e documenti sul proprio PC portatile oppure su folder personale possono contare su un processo di archiviazione automatica.

Implicazioni legali nell’utilizzo dell’e-mail

Una inadeguatezza del regolamento relativo all’uso dell’e-mail espone le aziende a conflitti legali con dipendenti, fornitori e clienti.

Il 65% delle aziende dichiara di avere implementato una policy sull’uso della posta elettronica, ma la ricerca rileva che spesso si tratta di prassi superficiali e che mancano infrastrutture minime per garantire la protezione dei messaggi archiviati.

Quando l’utilizzo dei sistemi di posta elettronica è regolamentato da direttive precise, l’uso effettivo delle e-mail eccede in tutti i casi quello consentito: per esempio, la posta elettronica è utilizzata per accordi contrattuali con fornitori dal 40% delle aziende intervistate (ma solo il 33% lo consente realmente), con i clienti (42% contro 36%) e per comunicazioni relative alle risorse umane, incluse lettere di licenziamento (26% contro 20%) e di richiamo (18% contro 13%).

Nonostante la regolamentazione della posta elettronica aziendale ormai presente in molte aziende, i due terzi degli IT Manager non hanno competenze approfondite in merito oppure non credono che le e-mail abbiano valore legale. Inoltre, poco meno della metà (46%) afferma che avrebbe difficoltà a rintracciare un’e-mail particolare all’interno del sistema.

Emerge, infine, che c’è una grande confusione anche a livello governativo in merito alla regolamentazione della posta elettronica. Alcuni Paesi dell’Emea e gli Stati Uniti ne hanno riconosciuto l’importanza strategica e hanno integrato opportunamente il proprio codice giuridico, fornendo indicazioni precise in merito a quanto una e-mail archiviata debba essere conservata.
Nonostante ciò gli IT Manager non hanno chiare le leggi: il 51% pensa che i governi non abbiano emanato alcuna normativa in merito, il 34% dichiara di non essere sicuro.

E in Italia...

Nel 30% degli utenti italiani di aziende medio-grandi la dipendenza da posta elettronica provoca ira dopo un solo minuto di blocco, che sale al 64% nel caso in cui il sistema sia fermo per più di un’ora. Tra gli utenti più irascibili sono indicati lo staff IT (30%) e il top managemet (19%).

La metà degli IT Manager intervistati ritiene in pericolo il proprio posto di lavoro in caso di blocco imprevisto del sistema. In caso di downtime non programmato, solo il 16% è in grado di ripristinarlo in meno di un’ora, mentre il 52% non sa di quanto tempo avrebbe bisogno.

Un dato rilevante emerso dalla ricerca è che il 54% degli IT Manager dichiara che il proprio sistema di posta elettronica è a rischio, non essendo dotato di software anti-virus.

Il 98% del campione intervistato ha dichiarato di fare il backup delle e-mail e dei relativi allegati, tuttavia nessuno ha detto di essere in grado di recuperare e-mail risalenti a più di un anno prima, neanche quelle con implicazioni legali.

Oltre la metà delle aziende intervistate utilizza la posta elettronica per accordi contrattuali con fornitori e clienti, mentre il 4% ne fa uso anche in controversie legali..

Il regolamento aziendale, se previsto, è decisamente ignorato: la ricerca, infatti, mostra che solo il 36% di aziende permette l’uso della posta elettronica per accordi con fornitori, ma in realtà il 50% di esse ne fa uso. Altre situazioni sono relative alla definizione di accordi contrattuali con i clienti (44% le aziende che li consentono, 64% quelle che vi ricorrono effettivamente), a lettere di richiamo ai dipendenti (2% contro 14%), licenziamento (4% contro 12%) e comunicazioni di riduzione di personale (12% contro 28%).

Sebbene l’e-mail venga utilizzata di frequente per informazioni di valore legale, il 12% degli IT Manager intervistati dichiara di non essere in grado di recuperare una specifica e-mail, il 40% di poterlo fare con difficoltà e il 16% di non essere sicuri sulle possibilità di riuscirci.
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