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Thu19Jun200313:00
5.2 Il sistema informativo di sportello
La procedura di sportello è una tra le più importanti procedure del sistema informativo di una banca. E’ importante perché costituisce l’interfaccia principale con la clientela e perché viene utilizzata da un rilevante numero di operatori.

La procedura di sportello è il complesso dei programmi preposti alla gestione delle operazioni effettuabili direttamente presso gli sportelli di ogni singola filiale.

Per la procedura sportello sono, generalmente, previsti due tipi di operatività. La prima è l’operatività a livello locale, la seconda è a livello centrale.

Ogni dipendenza utilizza una serie di personal computer tra loro collegati in rete. L’architettura della rete (local area network) prevede un PC denominato server che gestisce il colloquio, tramite modem, con l’elaboratore centrale e gestisce a livello locale archivi che rende disponibili per gli altri PC collegati in rete e che sono denominati client. I client sono PC dotati di una stampante bancaria, ad aghi, e da un lettore della code-line degli assegni e/o effetti. Sia i server che i client sono dotati di una scheda di rete e di apposito software che gestisce il colloquio server-client e viceversa .

Nella predisposizione dei singoli programmi della procedura di sportello viene sempre tenuta in evidenza la differenziazione del ruolo dei PC. Questo al fine di razionalizzare l’utilizzo delle risorse e di garantire il miglior servizio alla clientela.

Ai programmi previsti per lo sportello viene attribuito un livello di operabilità. Con questa schematizzazione, soprattutto per finalità di sicurezza, a ogni profilo di operatore vengono attribuite tutte le operazioni di competenza. I livelli più bassi vengono abilitati a compiere le operazioni di routine, quelli intermedi vengono abilitati a compiere operazioni più delicate (blocchi/sblocchi dei rapporti) mentre ai livelli direttivi, nell’ambito della filiale, vengono attribuite le transazioni di autorizzazione sugli sconfinamenti, sui bonifici e di chiusura della dipendenza. La gestione dei profili e delle transazioni viene normalmente gestita a livello tabellare e pertanto sempre adeguabile alle mutate esigenze operative.

Il server oltre ad essere preposto alle comunicazioni per l’intera filiale funge anche da gestore di alcuni data-base che si ritiene utili dislocare a livello di filiale. La necessità di dislocare archivi a livello locale nasce da una esigenza di attuare quanto già descritto nel paragrafo 4.3 in materia di downsizing.

Precisamente si possono ridurre i tempi di elaborazione e fornire agli operatori, in assenza di collegamento con l’host, informazioni utilissime quali eventuali blocchi sui rapporti, anagrafiche ridotte, i saldi contabili e saldi disponibili al giorno precedente. Tali notizie salvaguardano l’operatore e/o l’azienda bancaria da eventuali errori. Tra gli archivi presenti sul server si possono indicare anche il giornale di fondo elettronico per singolo terminale e i dati relativi al cassetto elettronico.

Il giornale di fondo elettronico riporta gli estremi di ogni singola operazione effettuata da un terminale, riportando gli estremi dell’operatore di sportello, il numero del cassetto elettronico, il numero progressivo dell’operazione, il codice transazione, il rapporto movimentato con l’indicazione di eventuali blocchi, la contabilità in partita doppia generata dalla transazione, indicatori circa la corretta esecuzione della transazione ecc. . In sostanza il giornale di fondo elettronico sostituisce il vecchio giornale di fondo stampato dalle prime stampanti bancarie e presenta il vantaggio di essere facilmente interrogabile, per singola transazione o per range di operazioni.

Il cassetto elettronico è una delle novità dei nuovi applicativi di sportello che permette di evidenziare, operazione per operazione, il dettaglio dei biglietti e monete distinti per taglio, il quantitativo di valori quali effetti da esigere allo sportello, l’evidenza dei valori in bianco in dotazione al singolo operatore (con gli estremi economali degli stessi) e custoditi in cassaforte.

Il cassetto elettronico ha avuto origine dalla nuova filosofia di creazione delle procedure bancarie. Si è cercato di fornire agli operatori uno strumento che permettesse di volta in volta di quantificare i valori in carico. Per attuare questo meccanismo è stato necessario prevedere per ogni transazione oltre che l’indicazione del totale contante anche l’implementazione di una finestra dei tagli entrati e/o usciti. Questo strumento permette anche il riscontro immediato del danno subito per eventi criminosi o per consentire tempestivi controlli dell’ispettorato interno.

Con l’adozione dei server così configurati si riesce a gestire anche l’operatività senza collegamento centrale. Quando viene rilevato lo stato off-line , viene subito evidenziato sui video degli operatori un indicatore che richiama l’attenzione ad una scrupolosa operatività. Ad ogni operazione compiuta in off-line sui rapporti, viene presentata una videata sintetica che riassume eventuali blocchi sul rapporto, il saldo contabile e/o disponibile. Le operazioni compiute in stato di off-line, al ripristino del collegamento, vengono automaticamente trasmesse al centro elettronico. Durante questa fase, definita di rifasatura o scodamento, l’operatore opera comunque senza controlli dell’elaboratore centrale.

L’operatività off-line viene perseguita da tutti gli istituti ma nella pratica viene attuata solo raramente . In prima analisi le aziende devono emanare un’apposita normativa di gestione dell’off-line che preveda dei limiti di importo entro i quali effettuare le operazioni senza pregiudizio degli operatori e che chiarisca che comunque l’operatività in circolarità viene inibita. In caso contrario si rischia di vanificare tutti gli sforzi eseguiti per la realizzazione o l’acquisizione di qualsiasi procedura.

La procedura di sportello si completa con la parte della procedura presente sull’elaboratore centrale. A livello centrale vengono gestiti tutti gli archivi dello sportello che successivamente forniranno la rendicontazione contabile della giornata, alimenteranno le altre procedure integrate quali: antiriciclaggio, liquidazione conti correnti e depositi, certificati di deposito, portafoglio effetti, check truncation, esiti elettronici assegni ecc. .

Per esaminare l’operatività della procedura di sportello occorre studiare anche le fasi con le quali è stata articolata. Finora abbiamo descritto la fase di elaborazione in tempo reale. Esiste, inoltre, una fase di elaborazione batch che viene programmata alla chiusura di tutte le filiali e provvede al consolidamento degli archivi sulla scorta delle operazioni compiute nella giornata. Successivamente alla fase batch viene concatenata una fase che provvede allo snellimento dell’operatività di filiale. Questa fase denominata accentramento, perché eseguita a livello centrale, consiste nell’elaborazione di un gran volume di operazioni quali: assegni tratti sulle filiali e provenienti dai corrispondenti bancari, bonifici provenienti dalla rete, pensioni e stipendi, utenze accentrate, disposizioni RID ecc.. Per queste operazioni, a conclusione del batch, viene proposto l’addebito/accredito automatico sui rapporti interessati. Ad inizio della giornata l’operatore incaricato alla sistemazione dell’accentramento provvede ad effettuare delle transazioni che evidenziano il totale delle operazioni dare ed avere elaborate, le operazioni che non hanno trovato sistemazione sui conti perché bloccati o chiusi, le operazioni che sono state appostate sui rapporti ma hanno determinato degli sconfinamenti ed infine le operazioni terminate correttamente. L’operatore a fronte di una grande mole di operazione dovrà sistemare esclusivamente le operazioni rifiutate ed annullare tutte le operazioni sconfinanti non autorizzate dal direttore della filiale. Le operazioni sconfinanti non sistemate vengono assunte come autorizzate.

La procedura di sportello deve anche snellire le incombenze della clientela. Da anni risulta consolidata la stampa della distinta da parte del PC mentre il cliente riporta esclusivamente il totale degli assegni versati. L’acquisizione dei dati della code-line avviene tramite il lettorino in dotazione ad ogni postazione.
L’ultimo dato essenziale che caratterizza una procedura di sportello è la produzione della reportistica, ossia la stampa di tutti i tabulati necessari per la regolare operatività. I tabulati in banca sono sempre numerosi e voluminosi.

Con le nuove tecnologie tutte le banche provvedono alla report-distribution direttamente sul server delle filiali e degli uffici ispettorato. La fase di inoltro delle stampe avviene in automatico, alla conclusione del batch, e comunque prima dell’apertura della filiali. In alcuni casi viene prevista anche la stampa dei tabulati ritenuti necessari mentre per gli altri è disponibile una procedura di interrogazione ed archiviazione. I vantaggi legati alla report-distribution sono notevoli in termini di riduzione dei costi per il recapito manuale presso tutte le filiali e di disguidi derivanti dalla ritardata consegna dei tabulati.

Gli aspetti esaminati, relativi alla procedura di sportello, mettono in evidenza la complessità delle problematiche da affrontare. La predisposizione ottimale della procedura di sportello richiede la costituzione di un gruppo di lavoro. Il gruppo di lavoro dovrà essere composto da personale organizzativo esperto di problematiche bancarie e da informatici esperti nella risoluzione di problematiche tecniche a livello centrale e/o periferico. In sede di pianificazione si punterà l’attenzione sugli obiettivi da perseguire in termini tecnici e di operatività bancaria. Lo stesso gruppo dovrà seguire l’evoluzione delle problematiche assicurando gli adeguati interventi di manutenzione e/o di ristrutturazione degli applicativi.

tratto dalla tesi di laurea di Lucio Torre, dal titolo
"Aspetti e problemi dei sistemi informativi nelle aziende di credito"
Università degli studi di Salerno


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