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Wed14May200313:00
2. Il sistema informativo nelle aziende di credito
In ogni azienda la creazione, l’elaborazione e lo scambio delle informazioni è attuata attraverso un S.I.. Gli studiosi hanno teorizzato la presenza di sistemi ufficiali o privati, formali od informali, automatizzati e non .

2.1 L’introduzione di un Sistema Informativo nelle Aziende di Credito

Il S.I. ufficiale viene introdotto con l’adozione specifica di modelli organizzativi da parte dell’azienda e non dai singoli componenti della struttura; pertanto è dotato di caratteristiche di approvazione del centro decisionale. Quello formale è divulgato (con circolari, ordini di servizio ecc.) a tutti i soggetti interessati mentre quello automatizzato , in considerazione dell’elevato volume di dati trattati, si avvale di tecnologie informatiche. Oggi risulta impossibile concepire un S.I. che non si avvalga di adeguate tecnologie al punto che il complesso di quest’ultime viene definito sistema informatico.

A questo punto risulta evidente la differenza tra sistema informativo e sistema informatico. Quest’ultimo si colloca, infatti, in posizione subordinata e con una funzione di supporto rispetto al sistema informativo che si avvale dell’intervento umano .

Il concetto di formalizzazione necessita di un approfondimento in relazione al significato che assume in materia di progettazione dell’organizzazione aziendale . “La formalizzazione viene delineata con il riconoscimento di modelli di comportamento che si manifestano in modo naturale e informale: le organizzazioni formali si evolvono in modo molto simile ai sentieri nelle foreste e cioè lungo i percorsi più battuti” . Questa citazione si adatta perfettamente al settore bancario che nei secoli scorsi utilizzava meccanismi organizzativi non ufficiali consolidatisi sin dall’inizio dell’attività. L’esercizio delle prime operazioni creditizie veniva espletato secondo regole di buon senso volte a tutelare il gestore impegnato in prima persona all’esercizio dell’attività. Con la diffusione dell’attività creditizia, si rese necessario predisporre una adeguata struttura interna costituita da diversi dipendenti coordinati dal “banchiere”. Questi, non potendo seguire tutti i processi operativi, aveva la necessità di formalizzare le relative incombenze a carico di ogni dipendente e di precisare le modalità operative che ognuno di loro doveva seguire nell’espletamento delle attività di propria competenza. Ciò perché l’attività bancaria, essendo particolarmente delicata, obbligava, già nel passato, a prediligere meccanismi gerarchici formali al fine di individuare le responsabilità di ciascun addetto. Tale evoluzione della struttura organizzativa bancaria, in uno alle limitazioni imposte dall’organo di vigilanza, hanno determinato la necessità di proceduralizzare qualsiasi aspetto dell’attività esercitata, con le inevitabili conseguenze sui sistemi informativi.

Il sistema informativo bancario viene generalmente ricondotto a due sottosistemi significativi : il sistema direzionale e quello operativo. Questi due sottosistemi, pur essendo estremamente integrati, assolvono finalità diverse. Quello direzionale ha come finalità la somministrazione di informazioni essenziali per la gestione strategica della banca. Il sottosistema operativo è il fulcro dell’attività “produttiva” della banca. Esso permette di effettuare tutte le operazioni di impiego, di raccolta o di erogazione dei servizi richiesti dalla clientela. Per tale ragione, il sistema informativo operativo deve essere necessariamente ufficiale, formalizzato ed automatizzato. Il sistema ufficiale viene realizzato secondo quelle che sono le direttive della banca e non dei singoli dipendenti. La formalizzazione scaturisce dall’esigenza di dover precisare le caratteristiche del S.I. e, in funzione di queste, schematizzare gli iter operativi che il personale deve seguire per l’espletamento di qualsiasi attività. La formalizzazione, attuata attraverso l’emanazione di circolari, di comunicazioni e manuali operativi, fornisce alla funzione di controllo - il servizio ispettorato - gli strumenti per individuare le responsabilità dei dipendenti.

In considerazione del rilevante volume di transazioni ripetitive svolte dalle filiali ed uffici, diventa indispensabile automatizzare il sistema informativo.
Da sempre le Aziende di Credito sono state pioniere nella progettazione e nella realizzazione dei sistemi informativi particolarmente evoluti. Ciò perché la natura stessa dell’attività bancaria ha determinato la necessità di pianificare nei minimi particolari l’elaborazione dei dati, i flussi delle informazioni, il reporting per la direzione ecc.. Infatti, l’intermediazione nel settore del credito, seppur caratterizzata da un periodo d’immobilismo, citato al capitolo primo, è stata contraddistinta da controlli dell’organo di vigilanza e da mutamenti del mercato (flessione dell’inflazione, riduzione forbice tassi ecc.). Il volume dei dati generato da queste circostanze ha richiesto l’elaborazione di numerosi supporti da fornire alla Direzione per la successiva pianificazione delle strategie aziendali.

Il sistema informativo delle banche si presenta fortemente automatizzato, anche perché l’utilizzo delle tecnologie informatiche ha costituito un fattore competitivo . La realizzazione di nuovi prodotti o la fornitura di servizi innovativi può realizzarsi solamente con cospicui investimenti in automazione (aree self-service, home banking ecc.). Le banche dotate di supporti dal punto di vista tecnologico colgono l’occasione per presentarsi al pubblico come istituti particolarmente sensibili alle problematiche della clientela.

Le banche gestite in modo tradizionale, per trattenere la clientela, sono costrette ad offrire condizioni migliorative ai clienti, ma pregiudizievoli per il proprio conto economico. L’immagine di azienda efficace ed efficiente viene utilizzata anche per le relative politiche di marketing.

Le banche sono state le prime aziende ad utilizzare i Centri di Elaborazione Dati ed hanno dato impulso al settore informatico per la razionalizzazione dei processi elaborativi, per lo sviluppo delle comunicazioni e per l’archiviazione dei dati e delle informazioni . I processi elaborativi sono stati organizzati pianificando le attività da compiere nell’intero arco della giornata lavorativa. Le elaborazioni batch , per il consolidamento degli archivi, vengono generalmente effettuate negli orari serali/notturni. Infatti nell’arco della giornata le risorse dell’elaboratore centrale vengono tenute a disposizione delle elaborazioni in tempo reale per aumentare le perfomance delle applicazioni che interfacciano con la clientela. L’attività di manutenzione dell’elaboratore centrale viene generalmente programmata nei giorni festivi e negli orari notturni per limitare i disagi della clientela interessata ad utilizzare i dispensatori automatici di banconote. Anche per le telecomunicazioni e l’archiviazione dei dati/informazioni si tende all’individuazione di soluzioni sofisticate ma al tempo stesso affidabili. I citati obiettivi di razionalizzazione del S.I. vengono perseguiti cercando di contenere al massimo anche i costi.
Il sistema informativo nasce per un’esigenza dell’azienda, ma allo stesso tempo la condiziona organizzativamente. Infatti “la struttura organizzativa necessita di un S.I. che ne garantisca l’ottimale funzionamento, mentre il S.I. influenza la struttura organizzativa nella sua evoluzione” . Se così non fosse, l’utilizzo dell’automazione a mero supporto dell’operatività corrente sarebbe riduttivo. Infatti, grazie al potenziale dell’automazione tecnologica possono essere riorganizzati i processi operativi, diminuendo i costi ed aprendo nuove prospettive con l’offerta di prodotti innovativi. Questo perché le applicazioni tecnologiche possono avere una valenza “liberatoria” e/o “innovativa” .
Tali condizionamenti sono stati schematizzati nella figura n. 2.1 .





Il S.I. bancario (proprio perché costituito da un sezione operativa/esecutiva e da una direzionale) per assolvere al meglio la sua funzione nel sistema “banca”, richiede una scrupolosa pianificazione e valutazione, un’attenta realizzazione ed una costante revisione .

La pianificazione è un processo con cui si definiscono le caratteristiche specifiche del sistema, successivamente quelle delle procedure ed, infine, la scelta e il dimensionamento delle risorse. La pianificazione viene elaborata da un apposito Comitato, costituito da specialisti informatici e da utenti bancari e che ha il compito di definire il fabbisogno informativo dell’azienda e le modalità per soddisfarlo.

Il fabbisogno informativo viene definito dagli utenti del S.I., in genere addetti al Servizio Organizzazione, mentre gli specialisti predispongono il piano delle attività tecniche da eseguire . Il contributo degli utenti e degli informatici viene riportato nella figura n. 2.2 .





Nella fase di individuazione del problema è preponderante l’impegno degli utenti per l’analisi del fabbisogno informativo. Occorre definire l’impostazione da dare al S.I. . Con la definizione e, successivamente, con la progettazione si entra nel dettaglio delle finalità da perseguire ed occorre il maggior coinvolgimento degli informatici per il contemperamento delle richieste teoriche con i limiti presenti nella struttura o imposti dall’esterno.

La fase dell’implementazione vede impegnati maggiormente gli informatici che devono tradurre in istruzioni, programmi e database quanto progettato. Nella fase dell’implementazione gli utenti sono impegnati nella verifica di quanto realizzato e, dopo il collaudo, nell’utilizzo quotidiano del S.I. da parte degli utenti finali. La fase di modificazione vede nuovamente impegnati gli utenti che devono circoscrivere nuovamente le linee di intervento sul S.I. in uso adeguandolo alle mutate esigenze interne e/o al modificato disposto legislativo.

La direzione aziendale si riserva la possibilità di valutare quanto pianificato dall’apposito comitato al fine di decidere se, rispetto agli investimenti da effettuare, si prevede di ottenere dei benefici tali da giudicare il sistema efficace ed efficiente . Con il termine efficienza viene definito il rapporto fra i fattori impiegati nel processo produttivo ed i risultati ottenuti, mentre con efficacia si fa riferimento al grado in cui i risultati effettivamente ottenuti corrispondono ai risultati desiderati ed attesi . I costi necessari per la pianificazione sono comunque sostenuti, indipendentemente dalla valutazione successiva.

Con la realizzazione ci si confronta con i problemi reali della fase attuativa. Devono essere previste apposite attività di prova e di formazione. Il passaggio in produzione delle procedure informatiche avviene attraverso utenti pilota del S.I. (una sola filiale, un solo ufficio ecc.). Ciò al fine di collaudare le applicazioni ed i processi organizzativi, mettendo, così, a disposizione degli altri utenti finali un sistema collaudato.

Dopo l’introduzione del S.I., in genere, ci si rende immediatamente conto di alcune inadeguatezze dello stesso, legate ad una errata pianificazione o a mutamenti legislativi e/o organizzativi. Il sistema deve essere continuamente revisionato da una struttura permanente. La revisione ha senso fino a quando la quantità degli interventi da realizzare ed i relativi costi non diventano proibitivi. Raggiunta una certa soglia è conveniente realizzare un nuovo S.I.
La minima disattenzione nell’esecuzione di una delle fasi sopracitate - dalla pianificazione alla revisione - si ripercuote inevitabilmente sulla gestione operativa della banca sia a livello di disfunzioni, sia a livello di costi aggiuntivi per la relativa manutenzione/revisione. A titolo di esempio si possono citare i problemi creati dall’anno 2000 e dall’euro. Alla fine degli anni sessanta quando venivano realizzate le prime procedure informatiche, considerati i limiti dei primi elaboratori elettronici, l’anno veniva rappresentato con le due ultime cifre dell’anno. Ciò per la presunta lontananza del cambio di secolo che faceva supporre una sostituzione integrale delle procedure con l’adozione dell’anno con tutte e quattro le cifre. Con l’approssimarsi del nuovo millennio, la mancata implementazione delle procedure verrebbe intesa dagli elaboratori elettronici come l’avvento del 19”00” e non del “2000”. La pianificazione di impianto degli anni ’60 del sistema automatizzato ancora esiste in tutte le aziende. Pertanto, quotidianamente su tutta la stampa viene prospettata la “catastrofe” del sistema finanziario se non si attueranno i dovuti correttivi . La stessa situazione vige per l’Euro che ha imposto l’adeguamento multivaluta, con le relative problematiche, per l’inizio del 1999. Il mancato adeguamento ai due eventi potrà comportare il blocco dell’operatività bancaria oppure non poter fornire nessun servizio espresso in Euro alla clientela.

tratto dalla tesi di laurea di Lucio Torre, dal titolo
"Aspetti e problemi dei sistemi informativi nelle aziende di credito"
Università degli studi di Salerno


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