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A cura di Roberto Picozzi, Senior consultant di Compass Management Consulting Italia

Le osservazioni effettuate da Compass a livello internazionale evidenziano come, all'interno dell'insieme dei servizi comunemente raggruppati sotto la voce desktop management, si riscontrino diversi livelli di esternalizzazione. In pratica, cosa devono fare e cosa invece devono evitare di fare le società che vogliono esternalizzare la gestione dei desktop per evitare problemi e garantirsi un servizio di alto livello?

1. Asset sotto controllo: se il cliente non sa esattamente quanti pc installa, dove sono dislocati e che software vi è installato, finirà col dover pagare il fornitore per scoprirlo.

2. Non esternalizzare la confusione: se si decide di andare in outsourcing perché la situazione legata alla gestione interna sta diventando troppo complessa e difficile da gestire, si rischia semplicemente di esternalizzare la confusione presso il fornitore.

3. La proprietà degli asset: i produttori di hardware che forniscono servizi di desktop management possono offrire soluzioni 'proprietarie' che determinano un discreto risparmio economico a patto però che sia prevista in breve tempo una sostituzione dei pc esistenti con macchine nuove. Se il cliente non vuole che sia il fornitore a possedere gli asset o se ha già dei buoni accordi con dei produttori di hardware, allora rivolgersi a un outsourcer che non sia produttore di hardware è la scelta migliore.

4. Outsourcing totale o parziale: come minimo quando si sceglie di esternalizzare solo la gestione dei desktop tutte le funzioni di base possono essere incluse nel contratto. Sono attività convenienti da esternalizzare specialmente per quelle società con molti pc distribuiti in molteplici località, D'altro canto, se si inquadra il desktop management in un contratto che copre anche più ambiti IT, vale l'opposto di quanto sopra.

5. Durata del contratto: una regola generale dice che maggiore è la copertura di servizi inseriti nel contratto maggiore è la sua durata. Nel caso quindi di un outsourcing dei task minimali è semplice e conveniente legare a durata del contratto alla vita media degli asset (normalmente 3 anni).
Nel caso opposto, invece, di un contratto che copre tutta o quasi la gestione della LAN, l'help desk, il supporto di secondo livello su desktop e server, il fornitore si troverà di fronte ad un'attività di transizione molto più complessa rispetto al primo caso. Si suggerisce in tal caso di posizionarsi su una durata contrattuale di 5 anni, massimo 7.

6. Non solo risparmi: bisogna attendersi dei risparmi? Si, ma solo in alcuni casi. L'outsourcer può generare risparmi per il cliente solo in tre modi:
- Ottenendo le economie di scala non possibili al cliente.
- Sfruttando processi di gestione molto più efficienti di quelli del cliente.
- Potendo usufruire di personale a più basso costo rispetto a quello del cliente.

In mancanza di una o più di queste condizioni, i risparmi ottenibili nel primo anno di contratto sono spesso frutto di alchimie finanziarie.

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